O acompanhamento de projetos pode rapidamente sair do controle sem as ferramentas e estratégias certas. De repente, os orçamentos não batem, marcos importantes são perdidos e as pessoas não sabem pelo que são responsáveis por concluir. É preciso um rastreador de projetos.
Compartilhamos por que o acompanhamento de projetos é importante, como saber se um projeto está atingindo as principais métricas e as melhores práticas para cumprir o prazo. Também aprenderá como gerenciar vários projetos simultaneamente, mesmo sem acesso a um software dedicado de gerenciamento de projetos (dica: um editor de planilhas on-line permite fazer exatamente isso).
O que é acompanhamento de projetos?
O acompanhamento de projetos é o processo de monitorar o progresso do projeto em relação ao plano original. Envolve acompanhar tarefas, prazos, orçamento e recursos para manter tudo avançando na direção certa. É possível usar o acompanhamento de projetos em qualquer escala, desde o gerenciamento da família e da vida doméstica até grandes projetos comerciais.
Por que o acompanhamento do progresso do projeto é importante?
Tentar executar um projeto sem acompanhar o progresso é como construir algo sem uma trena. É possível fazer uma estimativa visual e torcer para o melhor, mas é bem improvável que dê certo. Veja como o projeto pode se beneficiar do acompanhamento:
Identificar problemas antes que se agravem
A visibilidade em tempo real é essencial, especialmente se o projeto tiver dependências. Desbloqueie membros da equipe, ative a colaboração e facilite uma abordagem mais ampla. Conhecer os marcos principais e quando eles precisam ser alcançados torna fácil ver quando as coisas saem do controle. Quanto mais cedo um problema for detectado, mais fácil será resolvê-lo.
Fazer progresso mais rápido
“Esta reunião poderia ter sido um e-mail” poderia facilmente ser reformulada como “Esta reunião poderia ter sido uma planilha.” É possível evitar reuniões longas de status se uma olhada no rastreador de projetos mostrar quem está fazendo o quê e se está no caminho certo.
Manter o orçamento
O rastreador deve facilitar a visualização de se o orçamento está previsto para estourar. O acompanhamento de projetos permite reagir rapidamente para manter o orçamento sob controle.
Principais métricas que todo rastreador de projetos deve incluir
Usar metodologias de gerenciamento de projetos estabelecidas fornecerá os dados necessários para alcançar os objetivos da forma mais eficiente possível. Para aproveitar ao máximo o rastreador de projetos, inclua as seguintes métricas de gerenciamento de projetos:
Rastreador de cronograma e marcos
Marcos representam conclusões de fases importantes, como aprovação de protótipo ou aprovação de design, em vez de tarefas individuais. Marque as datas fixas e crie um cronograma ancorado nos marcos principais. Isso permite ver facilmente quando as coisas saem do caminho certo, e é uma oportunidade de empregar um pouco do jargão de gerenciamento de projetos. Variação de cronograma (SV) é a diferença entre o progresso planejado e o real em qualquer momento.
O acompanhamento de marcos permite calcular a SV visualmente sem fórmulas complexas. Para uma configuração de planilha(nova janela), é possível usar formatação condicional para destacar marcos incompletos com uma data de conclusão que já passou. Isso sinaliza atrasos antes que se tornem uma crise.
Orçamento
Crie um orçamento detalhado que permita discriminar e acompanhar despesas em tempo real. O rastreador precisará de colunas para custo estimado por tarefa, custo real por tarefa e um total acumulado. Para projetos menores, uma comparação simples entre totais estimados e reais pode ser suficiente. Para empreendimentos maiores, considere adicionar alguma formatação adicional.
Se quiser levar isso para o próximo nível, é possível criar um Índice de Desempenho de Custo (CPI). Ele combina a variação de custo (se está acima ou abaixo do orçamento) e a taxa de consumo (a rapidez com que os fundos estão sendo consumidos em relação ao cronograma) para fornecer um valor de CPI. Qualquer valor abaixo de 1,0 significa que o dinheiro está sendo gasto mais rapidamente do que o trabalho está sendo concluído, e é hora de reavaliar.
Registro de problemas e riscos
Crie uma planilha para identificar problemas ou riscos conhecidos. Serão necessários dois pontos de dados para cada risco: primeiro, classifique a probabilidade de cada risco em uma escala de 1 a 5; depois, classifique a gravidade do impacto na mesma escala. Em seguida, é possível classificar os problemas criando uma estrutura de pontuação de riscos. Isso é calculado multiplicando a probabilidade x o impacto.
A pontuação de riscos é prática padrão no PMBOK e no PRINCE2 e fornece uma classificação de prioridade que orienta quais problemas precisam de monitoramento ativo e quais podem ser observados passivamente. Depois de classificar os riscos, também é possível descrever as estratégias de mitigação no mesmo documento.
Status de conclusão de tarefas
Crie status que reflitam o fluxo de trabalho (categorias comuns incluem Não iniciado, Em andamento, Em revisão, Concluído) e vincule tarefas a fases ou marcos. Depois que cada tarefa tiver uma fase e um status, é possível ver o percentual concluído por fase calculando a porcentagem de tarefas marcadas como Concluído naquela fase. Se quiser refletir também o trabalho que está Em andamento, é possível atribuir a ele um valor parcial.
O relatório para as partes interessadas fica muito mais fácil quando as tarefas estão vinculadas a marcos, e é possível ver quais fases estão atrasadas e se as metas dos marcos são realistas.
Como criar um rastreador de projetos em uma planilha
Embora existam muitas opções de software de gerenciamento de projetos, é possível configurar ferramentas poderosas de acompanhamento de projetos sem software caro. Tudo o que realmente precisa é de uma planilha (e, se as habilidades com fórmulas terminam em =SUM, uma ajuda de um assistente de chat de IA para empresas).
Planilhas
Proton Sheets é ideal para acompanhamento de orçamento, cronogramas de projetos e alocação de recursos. O Proton Sheets oferece suporte a tudo o que precisa: fórmulas, formatação condicional com regras personalizadas, listas suspensas de validação de dados, cabeçalhos congelados, gráficos e muito mais.
Crie uma planilha personalizada e salve uma cópia para usar como modelo. A partir daí, é possível criar relatórios de status em tempo real, listas de tarefas individuais e qualquer outra coisa que ajude a manter o projeto no caminho certo.
Assistentes de chat de IA
Não sabe a melhor forma de estruturar os dados de acompanhamento do projeto? Peça ao assistente de chat de IA para empresas da Proton, Lumo, para ajudar a criar o modelo ideal. Todas as conversas com o Lumo são armazenadas com criptografia de acesso zero, então ninguém (nem mesmo a Proton) pode acessá-las.
Armazenamento na nuvem
Salve todas as informações relevantes em pastas dedicadas a projetos no armazenamento em nuvem para empresas, como o Proton Drive. Arquivos, documentos e planilhas são armazenados com segurança em um armazenamento em nuvem criptografado de ponta a ponta da Suíça.
Como gerenciar vários projetos ao mesmo tempo
A boa notícia é que gerenciar vários projetos ao mesmo tempo não significa multiplicar o esforço. Basta duplicar e modificar conforme necessário. Dê a cada projeto sua própria guia na planilha, criada a partir do mesmo modelo. Se todos os projetos usarem colunas, status e fórmulas idênticos, nunca será preciso reaprender onde cada coisa fica.
Adicione um painel de controle consolidado em uma guia separada que extraia os principais números de cada projeto: percentual concluído, número de tarefas atrasadas e status do orçamento. Essas são fórmulas simples entre planilhas, e uma linha por projeto é suficiente para ver rapidamente onde a atenção é mais necessária.
Dica: Resista à tentação de consolidar tarefas de projetos diferentes em uma única lista gigante de tarefas. A troca de contexto é fatigante e ineficiente, e guias separadas manterão os projetos individuais legíveis.
5 dicas de acompanhamento de projetos de um gerente de programas da Proton
Perguntamos a um gerente de programas da Proton como mantém projetos complexos e interequipes no caminho certo usando nada mais do que uma planilha bem construída. Foi isso que nos contou.
1. Configure um registro único de acompanhamento de projetos
Comece dividindo o projeto em marcos e depois divida cada marco em tarefas. Use a linha de cabeçalho para definir exatamente o que precisa ser acompanhado para cada um: marco ou tarefa, responsável, data de início, data de entrega, data de publicação, status e links para documentos relevantes.
O objetivo é manter tudo em uma única planilha. Quando o rastreador é a única fonte de verdade, ninguém precisa vasculhar e-mails ou tópicos de chat para encontrar a versão mais recente, e toda pergunta sobre o projeto tem um só lugar para buscar uma resposta.
2. Acompanhe a taxa de conclusão ao longo do tempo
Fórmulas de planilha mostram apenas o valor atual. O percentual concluído hoje substitui o que era na semana passada, então perde o histórico que indica se o projeto está acelerando ou estagnando.
Resolva isso com uma tabela de registro simples. Adicione dois minutos à reunião semanal para registrar o percentual concluído daquela semana. Após algumas semanas, o registro se torna uma linha de tendência que mostra o progresso rapidamente. Ele também serve como relatório de status, para não ser preciso escrever um do zero toda sexta-feira.
3. Crie um cronograma no estilo Gantt com formatação condicional
Não é preciso software dedicado de gerenciamento de projetos para obter uma visualização de cronograma. Disponha as colunas como semanas ou dias e adicione regras de formatação condicional que sombreiem cada célula com base nas datas de início e término da tarefa.
Como o sombreamento é determinado pelas datas, o cronograma se atualiza sempre que uma data muda. Não há nada para redesenhar. Adicione uma segunda regra que destaque tarefas atrasadas em uma cor diferente, e os prazos que estão escorregando se destacarão no momento em que acontecerem, não na próxima revisão.
4. Armazene a planilha em uma pasta compartilhada do Drive
Um rastreador só funciona se todo mundo estiver consultando a mesma cópia. Mantenha-o em uma pasta do Proton Drive compartilhada com a equipe do projeto, para que cada pessoa trabalhe a partir de um único arquivo criptografado de ponta a ponta, em vez de duplicatas baixadas.
Defina permissões de acordo com a função de cada pessoa: proprietários como editores, partes interessadas como visualizadores. Você pode aplicá-las no nível do arquivo ou da pasta. Se algo mudar inesperadamente, o histórico de versões mostra quem mudou o quê e quando, e permite reverter se necessário.
5. Use a validação de dados para manter seus dados limpos
É nos campos de texto livre que os rastreadores desmoronam. Uma pessoa digita “Em andamento”, outra digita “em and.”, e uma terceira digita “em curso”. De repente, seus filtros deixam passar metade das tarefas e seus gráficos de status ficam errados.
Adicione menus suspensos às colunas de status, prioridade e responsável usando validação de dados. Quando as pessoas escolhem a partir de uma lista fixa, os dados permanecem consistentes, assim, a classificação, a filtragem e quaisquer fórmulas ou gráficos baseados em status continuam precisos à medida que o projeto cresce.
Comece simples, depois amplie
Você não precisa dos cinco de uma vez. Comece com um único registro de acompanhamento e menus suspensos para status, já que esses dois elementos sozinhos eliminarão a maior parte da confusão. Adicione o registro de conclusão e a visualização de linha do tempo quando o básico estiver pronto.
Perguntas frequentes sobre acompanhamento de projetos
Qual é a diferença entre acompanhamento de projetos e gerenciamento de projetos?
O gerenciamento de projetos abrange toda a disciplina: definição de escopo, planejamento, alocação de recursos e execução de um projeto. O acompanhamento de projetos é um componente contínuo desse processo, que consiste em monitorar o progresso em relação ao seu plano para que tarefas, prazos, orçamento e riscos permaneçam visíveis. Você pode acompanhar um projeto sem software dedicado de gerenciamento de projetos; a disciplina importa mais do que a ferramenta.
Como gerenciar vários projetos sem ferramentas dedicadas de gerenciamento de projetos?
A estrutura é o que torna possível acompanhar vários projetos, não o software. Crie cada projeto como uma guia própria usando o mesmo modelo (colunas, status e fórmulas idênticos) e depois crie uma guia de painel de controle com uma linha por projeto, reunindo percentual concluído, tarefas atrasadas e status do orçamento. Uma estrutura consistente faz com que o esforço necessário se distribua entre os projetos sem se multiplicar.
Quais ferramentas gratuitas posso usar para acompanhar o gerenciamento de projetos?
Um aplicativo de planilhas combinado com armazenamento em nuvem para empresas cobre a maior parte das necessidades de acompanhamento de projetos. Fórmulas, formatação condicional, validação de dados e gráficos para acompanhamento; armazenamento criptografado para seus arquivos e pastas.
O Proton Sheets e o Proton Drive oferecem ambos com criptografia de ponta a ponta, e o assistente de IA para empresas da Proton, Lumo, pode ajudar você a criar seu modelo de acompanhamento do zero.
O que um rastreador de projetos deve incluir?
No mínimo, um rastreador de projetos deve incluir uma linha do tempo com marcos principais, um orçamento detalhado, um registro de problemas e riscos, e status de conclusão de tarefas vinculados às fases do projeto. Juntos, esses elementos fornecem as métricas principais (variação de cronograma, situação do orçamento e percentual concluído por fase) que mostram se um projeto está no caminho certo.
Posso usar uma planilha para acompanhamento de projetos?
Sim, uma planilha oferece suporte a tudo o que é essencial para o acompanhamento de projetos, incluindo listas de tarefas com status e responsáveis, prazos com sinalização automática de atraso, colunas de orçamento com totais acumulados e gráficos para visualizar o progresso. Planilhas funcionam especialmente bem para projetos pequenos e médios, e uma planilha bem construída pode ser salva como modelo para reutilização em toda a sua equipe.
